一、領(lǐng)導(dǎo)作用和承諾
最高領(lǐng)導(dǎo)者制定的食品安全方針和目標(biāo),應(yīng)與公司的愿景和企業(yè)方針及目標(biāo)相一致,食品安全方針和目標(biāo)是企業(yè)方針和目標(biāo)的一部分,應(yīng)支持企業(yè)方針和目標(biāo),而不是與企業(yè)遠(yuǎn)期戰(zhàn)略規(guī)劃相違背,好的食品安全方針和目標(biāo)可以促進(jìn)并保證公司食品安全,促進(jìn)食品安全管理,使食品危害降低到可接受水平。
新版ISO22000要求將食品安全管理體系融人組織業(yè)務(wù)過程,這也是ISO組織的重大改進(jìn)、自ISO9001:2015發(fā)布后,要求企業(yè)盡量避免單獨建立管理體系,應(yīng)結(jié)合企業(yè)現(xiàn)有業(yè)務(wù)過程、把體系整合到公司業(yè)務(wù)流程中,避免出現(xiàn)體系文件與公司運營過程相脫節(jié)的現(xiàn)象,也就是“兩層皮”,那么組織應(yīng)該如何做呢?
、俳M織在擬定食品安全管理體系文件時,應(yīng)充分考慮現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程,條件允許可以先用流程圖的方式描繪現(xiàn)有各部門工作流程。
②把質(zhì)量管理體系要求融入組織的實際業(yè)務(wù)管理流程中,通過貫徹標(biāo)準(zhǔn)要求,以更好地滿足業(yè)務(wù)需求,達(dá)到所需的結(jié)果。
具體需要做到:
在質(zhì)量管理體系的設(shè)計與實施中:以組織的宗旨為出發(fā)點,與組織的企業(yè)精神、企業(yè)文化、經(jīng)營理念緊密結(jié)合;以業(yè)務(wù)需求為驅(qū)動,以實現(xiàn)期望的業(yè)務(wù)結(jié)果、滿足顧客要求為導(dǎo)向,體現(xiàn)組織生命周期的性質(zhì)和特點;應(yīng)將組織的知識,以及經(jīng)實踐證明行之有效的方法納入進(jìn)來,并將每個員工的職責(zé)與權(quán)限與其質(zhì)量責(zé)任融合在一起進(jìn)行考核和評價;應(yīng)以是否能夠提升組織實現(xiàn)其業(yè)務(wù)結(jié)果的能力,并實現(xiàn)組織的績效為評價準(zhǔn)則。
在業(yè)務(wù)工作的策劃和實施中:將體系的要求貫穿其中,在業(yè)務(wù)工作過程中落實相關(guān)的體系要求和規(guī)定,確保各項業(yè)務(wù)工作具有穩(wěn)定地提供或保障產(chǎn)品和服務(wù)的能力;在業(yè)務(wù)工作的規(guī)劃、資源配置、責(zé)任落實、考核評價與改進(jìn)等過程中,充分利用質(zhì)量管理體系的基本方法,特別是過程方法、PDCA方法、基于風(fēng)險的思維方法。
組織資源包括人力資源、基礎(chǔ)設(shè)施、原輔料及包材、組織知識、監(jiān)視測量資源等,最高管理者應(yīng)確保以上資源可獲得,以保證食品安全。首先組織應(yīng)具有足夠的資金(或資本);其次組織應(yīng)有能力獲得資源,如有渠道招聘到合適的人員、人才,有足夠的信息獲取基礎(chǔ)設(shè)施提供方,或有足夠的能力找到合適的供方。再次組織應(yīng)具備監(jiān)視方法,確保獲得資源適合組織,確定可以保證食品安全。
最高管理者應(yīng)確保法律法規(guī)要求、顧客要求以及食品安全管理體系要求在組織內(nèi)得到有效溝通,確保組織內(nèi)的全部員工有效理解以上要求的重要性,增強員工食品安全意識,培養(yǎng)企業(yè)食品安全文化。
組織應(yīng)滿足所在國的法律法規(guī)、當(dāng)?shù)卣l(fā)布的地方條例;組織還應(yīng)把顧客要求傳遞到員工,確保員工正確理解,“顧客就是上帝”,不滿足顧客的要求,企業(yè)是無法生存的,不滿足顧客要求意味著企業(yè)將失去顧客,這一點絕大部分組織是有共識的;組織還應(yīng)把食品安全管理體系的要求傳達(dá)至員工,確保員工對FSMS充分理解,正確執(zhí)行,保證條款全覆蓋,充分且有效。
組織要策劃食品安全管理體系評審方法,以保證策劃的預(yù)期結(jié)果,也就是目標(biāo)和績評審方法包括:單項驗證、內(nèi)部審核、顧客(第二方)審核、認(rèn)證機構(gòu)(第三方)審核、管理評審等,形式和內(nèi)容沒有固定格式和方法,但至少應(yīng)保證體系的所有條款都應(yīng)該被評審到。
組織還應(yīng)該策劃食品安全管理體系保持的方法,如按照體系策劃的文件要求保留記錄,并定期檢查記錄是否按照要求填寫、數(shù)據(jù)是否真實有效,為食品安全管理體系目標(biāo)和績效的統(tǒng)計和分析提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù),以持續(xù)改進(jìn)食品安全管理體系,實現(xiàn)策劃的預(yù)期結(jié)果。
ISO國際標(biāo)準(zhǔn)化組織推出了AnnexSL高階結(jié)構(gòu),其中的“領(lǐng)導(dǎo)作用”明確提及領(lǐng)導(dǎo)在體系的建立、實施、保持中所起的作用,作為高級領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)支持公司各級領(lǐng)導(dǎo)在食品安全管理體系建立、實施、保持中的領(lǐng)導(dǎo)作用,并為食品安全管理體系的有效性做貢獻(xiàn)。
作為領(lǐng)導(dǎo)者,有責(zé)任在組織內(nèi)部為員工提供必要的知識與技能方面的指導(dǎo)和幫助,營造一個良好的積極向上的氛圍,使得員工能夠全身心地投人到體系建設(shè)中,激勵員工為質(zhì)量管理體系有效性做出貢獻(xiàn),肯定員工的付出,獎勵所取得的成果,促進(jìn)全員積極參與實現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)和持續(xù)改進(jìn)。
食品安全管理體系本身在持續(xù)的發(fā)展中呈現(xiàn)螺旋式上升,也就是其中的目標(biāo)和績效是不斷提高的,作為高級管理層應(yīng)該時刻關(guān)注食品安全管理體系的目標(biāo)和績效考核,考核結(jié)果應(yīng)是持續(xù)改進(jìn)并上升,杜絕不符合項或改進(jìn)項再次發(fā)生。
最高管理者應(yīng)從決策層面,確定改進(jìn)目標(biāo),制訂改進(jìn)計劃,積極推動改進(jìn);要使改進(jìn)自上而下推動,注重改進(jìn)的總體策劃、頂層設(shè)計。
推動持續(xù)改進(jìn)的方法一般包括食品安全管理體系單項驗證、內(nèi)部審核、顧客審核、認(rèn)證機構(gòu)(第三方)審核、管理評審、不符合的糾正和糾正措施實施、召回/撤回的實施及應(yīng)急響應(yīng)的實施等。
領(lǐng)導(dǎo)和管理的概念是不同的,需要對兩個概念進(jìn)行區(qū)分。
領(lǐng)導(dǎo)是指運用權(quán)力指揮、帶領(lǐng)、引導(dǎo)和影響下屬為實現(xiàn)組織和群體目標(biāo)而積極行動和努力工作的過程,是在一定的社會組織和群體內(nèi),為實現(xiàn)組織預(yù)定目標(biāo),領(lǐng)導(dǎo)者運用其法定權(quán)力和自身影響力影響被領(lǐng)導(dǎo)者的行為,并將其導(dǎo)向組織目標(biāo)的過程。
管理是指在特定的環(huán)境下,管理者通過執(zhí)行計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制等職能,整合組織的各項資源,實現(xiàn)組織既定目標(biāo)的活動過程。
它有三層含義:
、俟芾硎且环N有意識、有目的的活動,它服務(wù)并服從于組織目標(biāo)。
、诠芾硎且粋連統(tǒng)進(jìn)行的活動過程,是實現(xiàn)組織目標(biāo)的過程,也是管理者執(zhí)行計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等職能的過程。由于這一系列職能之間是相互關(guān)聯(lián)的,從而使得管理過程體現(xiàn)為一個連續(xù)進(jìn)行的活動過程。
、酃芾砘顒邮窃谝欢ǖ沫h(huán)境中進(jìn)行的,在開放的條件下,任何組織都處于千變?nèi)f化的環(huán)境之中,復(fù)雜的環(huán)境成為決定組織生存與發(fā)展的重要因素。
最高管理者不僅要自己身體力行,支持其他管理者在其職責(zé)范圍內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)作用,確保組織內(nèi)的崗位、職責(zé)和權(quán)限得到規(guī)定,還要鼓勵支持組織內(nèi)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)在其管轄的職責(zé)范圍內(nèi)開展食品安全管理體系的有效活動,充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用;把重視體系要求變?yōu)榧w行為,光是最高管理者一個人是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,還要起到帶頭的作用,帶領(lǐng)班子成員一起為體系建設(shè)做貢獻(xiàn)。
二、方針
方針是由最高管理者正式發(fā)布的組織的宗旨和方向。
1、制定食品安全方針
食品安全方針由最高管理者制定,且與組織的戰(zhàn)略方向相一致,適應(yīng)組織的宗旨和環(huán)境。
企業(yè)戰(zhàn)略以維持企業(yè)長期成長、發(fā)展為目標(biāo),企業(yè)方針要應(yīng)對各種可能出現(xiàn)的情況、為戰(zhàn)略實施保駕護航。
2、溝通食品安全方針
組織制定的食品安全方針應(yīng)建立文件,并通過文件、培訓(xùn)、宣傳、網(wǎng)站公示等方式進(jìn)行溝通,以便所有員工能理解和應(yīng)用食品安全方針,為實現(xiàn)食品安全方針發(fā)揮各自的作用。
當(dāng)適宜時,可以通過合作、交流、網(wǎng)站公示等方式讓相關(guān)方獲知組織的食品安全方針。
三、組織角色、職責(zé)和權(quán)限
職責(zé)是指在職位上應(yīng)承擔(dān)的工作任務(wù)和責(zé)任。不僅規(guī)定部門的職責(zé),還明確崗位的職責(zé)。
權(quán)限是指為了保證職責(zé)的有效履行,任職者必須具備對某事項進(jìn)行決策的權(quán)力。常常用“具有批準(zhǔn)……事項的權(quán)限”來進(jìn)行表達(dá)。
明確食品安全相關(guān)崗位的職責(zé)和權(quán)限,并且通過溝通使崗位了解、理解自身的職責(zé)和權(quán)限,對企業(yè)的發(fā)展來說至關(guān)重要,可以保證決策的有效執(zhí)行,充分發(fā)揮崗位職能,提高工作效率,否則很容易出現(xiàn)執(zhí)行不力、工作推脫、責(zé)任推卸等現(xiàn)象。
由最高管理者任命食品安全小組組長,無論食品安全小組組長在組織中是否承擔(dān)其他職責(zé),但作為食品安全小組組長的職責(zé)和權(quán)限必須予以保證。
食品安全小組組長負(fù)責(zé)組織建立、實施、保持和更新食品安全管理體系。組織對食品安全小組成員進(jìn)行培訓(xùn),以確保小組成員具備相應(yīng)的能力。食品安全小組不是擺設(shè),應(yīng)協(xié)助組長建立、實施、保持和更新食品安全管理體系,在組長的領(lǐng)導(dǎo)下開展各種食品安全小組活動,并實施危害分析工作,進(jìn)行危害評估,選擇控制措施并確認(rèn),以實現(xiàn)對顯著食品安全危害的控制,建立和更新危害控制計劃。
全員積極參與是食品安全管理體系的原則之一。體系不是一個人或幾個人的體系,需要全體員工的參與。組織中任何一個環(huán)節(jié)、任何一個人的工作都可能直接或間接地影響食品安全,因此必須把所有人員的積極性和創(chuàng)造性充分調(diào)動起來,做到人人關(guān)心質(zhì)量,人人關(guān)心食品安全,當(dāng)發(fā)現(xiàn)和食品安全管理體系的有關(guān)問題時,應(yīng)及時向指定人員報告,以便問題得到及時地處理和解決,及時預(yù)防和控制食品安全危害。